Office OneNote活用法〜仕事効率が劇的に上がる使い方とコツを徹底解説

OneNoteとは〜仕事を変えるデジタルノートの魅力

仕事の効率化に悩んでいませんか？

紙のノートやメモ帳を使っているけれど、情報が散らばって見つからない……。会議の議事録や日報の作成に時間がかかりすぎる……。そんな課題を抱えているビジネスパーソンは少なくありません。

「Microsoft OneNote（ワンノート）」は、マイクロソフトが提供するデジタルノートアプリケーションです。2003年のリリース以来、長年にわたって多くのユーザーに愛用されてきました。Windows 10には標準でインストールされており、無料で使い始められるのも大きな魅力です。

OneNoteの最大の特徴は、紙のノートのような自由度の高さと、デジタルならではの検索性・共有性を兼ね備えている点にあります。文字や画像をどこにでも配置でき、音声メモや動画も挿入可能。さらに、クラウド経由で複数のデバイスから同じノートにアクセスできるため、場所を選ばず仕事を進められます。

OneNoteで仕事効率が上がる7つの理由

なぜOneNoteが仕事効率化に効果的なのでしょうか？

実際に10年以上OneNoteを使い続けているユーザーの事例から、その理由が見えてきます。

すべての情報が一箇所に集約される

紙のノートやメモ帳を使っていると、情報があちこちに散らばってしまいます。OneNoteなら、実験ノート、タスク管理、会議メモ、プロジェクト資料など、あらゆる情報を一つのアプリに集約できます。過去の情報も検索機能で一発で呼び出せるため、「あのメモどこだっけ？」と探す時間が劇的に減少します。

自由度の高いレイアウトで思考を整理

Wordのように決まった位置から順番に入力する必要はありません。OneNoteでは、ページ上のどこにでも自由にテキストや画像を配置できます。この自由度の高さが、ブレーンストーミングやアイデア出しに最適です。思いついたことをその場で書き留め、後から整理することも簡単にできます。

タスク管理とチェックボックスで進捗を可視化

OneNoteには便利なチェックボックス機能があります。タスクリストを作成し、完了したものにチェックを入れていくことで、仕事の進捗状況を一目で把握できます。実際に、OneNoteでタスク管理を始めてから「仕事の締切に遅れることがゼロになった」「余裕を持って成果を出せるようになった」という声も聞かれます。

画像・音声・動画も自由に挿入

テキストだけでなく、画像、音声メモ、YouTube動画なども簡単に挿入できます。会議中に録音しながらメモを取ったり、参考資料の画像を貼り付けたりすることで、情報の記録がより豊かになります。画像上に手書きで文字を描画することもでき、視覚的なメモ作成が可能です。

複数人での共有・共同編集が可能

OneNoteは個人用のメモだけでなく、チームでの情報共有にも威力を発揮します。ノートブックを共有すれば、複数のメンバーが同時に編集できます。会議中に各自が発言内容を記録したり、プロジェクトの進捗を共同で管理したりする際に非常に便利です。

ノートシールで重要情報を目立たせる

「ノートシール」機能を使えば、重要なメモに「重要」「要確認」「タスク」などのタグを付けることができます。付箋のように目立たせるだけでなく、後からタグで検索・管理することも可能です。膨大な情報の中から必要なものをすぐに見つけ出せます。

テンプレート機能で作業を効率化

会議ノートや議事録など、定型的な資料を作成する際には「ページテンプレート」が便利です。用途に応じたテンプレートを選択すれば、毎回ゼロから作る必要がなくなります。会議の日時、参加者、議題などの項目があらかじめ用意されているため、記入するだけで見やすい資料が完成します。

OneNoteの具体的な活用シーン

実際の業務でOneNoteをどう使うのか？

ここでは、中小企業やビジネスパーソンが今日から実践できる具体的な活用方法を紹介します。

紙のノート・実験ノートの代替として

研究開発や技術職の方にとって、実験ノートは欠かせないツールです。従来は紙の実験ノートが主流でしたが、OneNoteに切り替えることで大きなメリットが得られます。7年以上OneNoteのみで実験ノートを運用している事例では、「すべての情報が一つに集約される」ため、過去のデータも検索一発で呼び出せるようになったとのことです。

実験データ、写真、グラフ、考察など、あらゆる情報を時系列で記録できます。紙のノートと違って、後から情報を追加したり、並び替えたりすることも自由自在です。

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タスク管理・やることリストの作成

多くのビジネスパーソンが、タスク管理に課題を抱えています。専用のタスク管理アプリもありますが、会社のセキュリティポリシーで外部ツールが使えないケースも少なくありません。

OneNoteなら、チェックボックス機能と便利なショートカットキーを駆使することで、効果的なタスク管理が可能です。入社以来あらゆる方法を試した結果、最終的にOneNoteに落ち着いたという声もあります。自分の使い方に合わせてカスタマイズできるのが最大の強みです。

アウトライナー（思考ツール）として活用

アウトライナーとは、箇条書きを使って思考を整理するツールです。OneNoteをアウトライナーとして使うことで、仕事の問題や解決策を見える化でき、すぐに有効なアクションを打てるようになります。

他のアウトライナーアプリは課金しないと使いにくいものも多いですが、OneNoteなら無料で利用できます。階層構造を作りながらアイデアを整理していくことで、複雑な問題も明確になります。

社内マニュアル・情報共有の基盤として

中小企業では、社内のルールやノウハウが属人化しがちです。一部の人しか知らない情報や、口頭でしか伝わっていない手順などが多く存在します。

OneNoteに社内マニュアルを整備することで、「困ったときはOneNoteを見れば問題を解決できる」という状態を作れます。実際の成功事例では、社内ルール、ソフトの操作方法、トラブルシューティングなどをすべてOneNoteに集約し、全員が共有できるようにしました。新入社員の教育時間も大幅に短縮できたとのことです。

会議の議事録・打ち合わせメモ

会議中にリアルタイムでメモを取り、そのまま議事録として共有できます。複数人で同時編集できるため、各自が担当部分を記録し、一つの議事録として完成させることも可能です。

音声録音機能を使えば、会議の内容を録音しながらメモを取ることもできます。後から聞き直したい部分があっても、録音データがあるので安心です。

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顧客案件管理・営業日報

営業職の方にとって、顧客情報や案件の進捗管理は重要な業務です。OneNoteでは、顧客ごとにページを作成し、商談内容、提案資料、フォローアップ事項などを一元管理できます。

営業日報もOneNoteで作成すれば、過去の活動履歴を簡単に振り返ることができます。検索機能を使えば、特定の顧客や案件に関する情報をすぐに見つけ出せます。

OneNoteを使いこなすための便利機能

基本的な使い方を覚えたら、さらに効率を上げる機能を活用しましょう。

表作成機能で情報を整理

OneNoteでは、ノート上に表を作成できます。「挿入」メニューから「表」を選択し、行数と列数を指定するだけで簡単に作成できます。セルに文字を入力したり、網掛けで強調したりすることも可能です。データを視覚的に整理したいときに便利です。

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画像上への手書き文字描画

画像の上に手書きで文字を描画できる機能は、資料の注釈や説明に非常に便利です。「描画」メニューからペンの種類、色、太さを選び、画像上に直接書き込めます。画像と描画した文字は別々のレイヤーに存在するため、後から編集することも可能です。

YouTube動画の埋め込み

参考資料としてYouTube動画を挿入できます。「挿入」メニューから「オンラインビデオ」を選択し、動画のURLをペーストするだけです。OneNote上で動画を再生できるため、動画を見ながらメモを取ることもできます。

ボイスメモの録音と挿入

「挿入」タブの「オーディオの録音」をクリックすると、その場で録音を開始できます。会議の音声や自分の考えを声で記録しておきたいときに便利です。録音開始日時も自動的に記録されるため、後から振り返る際の目印になります。

ノートシールでの検索・管理

「ホーム」タブから「タグを挿入」をクリックすると、ノートシール一覧が表示されます。「タスク」「要確認」「重要」など、用途に応じたシールを選択できます。貼り付けたノートシールは「ノートシールを検索」機能で一覧表示できるため、重要な情報の確認・整理が効率化されます。

ExcelやPDFへのエクスポート

OneNoteで作成した表をExcel形式に変換したり、ノート全体をPDFにエクスポートしたりすることもできます。他のOffice製品との連携が柔軟なため、二次活用も容易です。

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OneNoteをスマホ・タブレットで活用する方法

OneNoteの真価は、マルチデバイス対応にあります。

スマートフォンやタブレットでもOneNoteアプリを使えば、外出先でも情報にアクセスできます。クラウド経由で同期されるため、パソコンで作成したノートをスマホで確認したり、スマホで撮影した写真をパソコンのノートに追加したりすることが可能です。

付箋機能でクイックメモ

スマホアプリでは、付箋のように素早くメモを取る機能があります。思いついたアイデアをその場で記録し、後からパソコンで整理することができます。

カメラでスキャン・OCR機能

スマホのカメラで書類や名刺を撮影し、OneNoteに保存できます。OCR機能により、画像内の文字をテキストとして認識するため、検索対象にもなります。紙の資料をデジタル化したいときに便利です。

移動中の音声録音

スマホで会議や打ち合わせの音声を録音し、OneNoteに保存できます。後からパソコンで聞き直しながら、詳細な議事録を作成することも可能です。

OneNoteを導入する方法と始め方

OneNoteを使い始めるのは簡単です。

Windows 10ユーザーの場合

Windows 10には「OneNote for Windows 10」が標準でインストールされています。スタートメニューから「OneNote」を検索して起動するだけで、すぐに使い始められます。Microsoftアカウントでサインインすれば、クラウド同期も有効になります。

Microsoft 365ユーザーの場合

Microsoft 365（旧Office 365）を契約している場合、「OneNote」または「OneNote 2016」が利用できます。Office製品と同様に、サインインして使用開始できます。

Mac・スマートフォンユーザーの場合

Mac向けには「OneNote for Mac」、iPhone・iPad向けには「OneNote for iPhone/iPad」、Android向けには「OneNote for Android」がそれぞれ提供されています。App StoreやGoogle Playから無料でダウンロードできます。

Web版OneNoteの活用

ブラウザから「www.onenote.com」にアクセスすれば、Web版のOneNoteを利用できます。アプリをインストールせずに使いたい場合や、一時的に他のパソコンから自分のノートにアクセスしたい場合に便利です。

OneNoteと他のツールとの使い分け

OneNoteは万能ですが、すべての用途に最適とは限りません。

WordとOneNoteの使い分け

Wordは清書や最終的な文書作成に適しています。一方、OneNoteは情報収集や整理、アイデア出しに向いています。例えば、論文を執筆する際には、まずOneNoteで情報を集めて整理し、その後Wordで清書するという流れが効果的です。

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ExcelとOneNoteの使い分け

Excelは計算や複雑なデータ分析に強みがあります。OneNoteは簡単な表や情報の整理に向いています。数値計算が必要な場合はExcel、視覚的な情報整理が目的ならOneNoteという使い分けが良いでしょう。

SharePointとの連携

SharePointを利用している企業では、OneNoteをSharePoint上で共有することで、チーム全体での情報共有がさらに効率化されます。複数のユーザーが同時にアクセスでき、権限管理も柔軟に設定できます。

OneNoteを最大限活用するためのコツ

最後に、OneNoteを使いこなすための実践的なコツをお伝えします。

階層構造を理解する

OneNoteは「ノートブック」「セクション」「ページ」という3階層の構造になっています。プロジェクトや部署ごとにノートブックを作成し、その中をセクションで分類し、さらに個別のページで詳細を記録するという使い方が基本です。この構造を理解することで、情報の整理がスムーズになります。

ショートカットキーを覚える

頻繁に使う操作はショートカットキーを覚えると効率が上がります。例えば、チェックボックスの挿入、ページの作成、検索など、よく使う機能のショートカットを覚えておくと、マウス操作の手間が省けます。

定期的に整理する習慣をつける

情報を溜め込むだけでなく、定期的に見直して整理する習慣が大切です。不要になったページは削除したり、アーカイブ用のセクションに移動したりすることで、常に見やすい状態を保てます。

テンプレートを自作する

よく使う形式の資料は、自分でテンプレートを作成しておくと便利です。会議議事録や日報など、定型的な資料のテンプレートを用意しておけば、毎回ゼロから作る手間が省けます。

検索機能を活用する

OneNoteの検索機能は非常に強力です。テキストだけでなく、画像内の文字（OCR）も検索対象になります。過去の情報を探すときは、ページを一つずつ探すのではなく、検索機能を積極的に使いましょう。

まとめ〜OneNoteで仕事効率を劇的に向上させよう

OneNoteは、無料で使えるのに非常に高機能なデジタルノートです。

紙のノートのような自由度と、デジタルならではの検索性・共有性を兼ね備えており、個人の情報整理からチームでの共同作業まで幅広く活用できます。タスク管理、会議議事録、社内マニュアル、顧客案件管理など、さまざまなビジネスシーンで威力を発揮します。

Windows 10には標準でインストールされているため、今すぐ使い始められます。まずは簡単なメモから始めて、徐々に機能を覚えていくことをおすすめします。ショートカットキーやテンプレート機能を活用すれば、さらに効率が上がります。

OneNoteを最大限に活用するには、正規のOffice製品を導入することも重要です。Microsoft 365やOffice製品を使えば、Word、Excel、PowerPointなどとの連携もスムーズになり、業務全体の生産性が向上します。

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今日からOneNoteを使い始めて、仕事効率を劇的に向上させましょう！

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