Office校閲機能の使い方〜変更履歴からコメント挿入まで完全ガイド

Office校閲機能が仕事の質を変える理由

ビジネス文書を作成する際、複数人でのレビューや修正作業は避けて通れません。

「この部分、もう少し詳しく書いてほしい」「表現を変更した方が良いのでは？」…そんなやり取りをメールで何度も繰り返し、時間ばかりが過ぎてしまった経験はありませんか？実は、Microsoft Officeに標準搭載されている「校閲機能」を使いこなせば、こうした非効率な作業から解放されます。変更履歴の記録、コメントの挿入、文書の比較など、プロフェッショナルな文書作成に欠かせない機能が揃っているのです。

2025年11月現在、リモートワークやハイブリッドワークが定着した今、オンラインでの文書共同作業はますます重要になっています。校閲機能を活用すれば、離れた場所にいるメンバーとも効率的に文書を仕上げられます。本記事では、ソフトウェア販売に詳しいITライターの視点から、Office校閲機能の基本から応用まで、実務で即活用できるテクニックを徹底解説します。

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変更履歴機能の基本〜すべての修正を記録する

変更履歴とは何か？

変更履歴機能は、文書に加えられたすべての修正内容を自動的に記録する機能です。

誰が、いつ、どこを、どのように変更したのかが一目瞭然になります。削除された箇所は取り消し線で表示され、追加された箇所は下線でマークされるため、変更内容を見逃すことがありません。複数人で文書を編集する場合、各ユーザーの変更内容は異なる色で表示されるため、誰がどの部分を修正したのかも即座に把握できます。

変更履歴の記録を開始する方法

変更履歴の記録を開始するのは非常に簡単です。Wordの「校閲」タブを選択し、「変更履歴の記録」ボタンをクリックするだけで機能がオンになります。このボタンが強調表示されている状態であれば、変更履歴が記録されています。オフにする場合も、同じボタンをもう一度クリックすれば停止できます。

変更履歴がオンの状態で文書を編集すると、すべての変更が自動的に記録されます。テキストの追加・削除・移動、書式の変更など、あらゆる編集操作が履歴として残るため、後から変更内容を確認したり、元に戻したりすることが可能です。

変更履歴の表示方法をカスタマイズする

変更履歴の表示方法は、作業の目的に応じて柔軟に切り替えられます。

「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンメニューから、以下のオプションを選択できます。「シンプルな変更履歴」では、変更箇所が余白に赤い線で表示され、すっきりとした見た目で文書全体を確認できます。「すべての変更履歴」では、削除・追加・書式変更などがすべて詳細に表示され、校閲者ごとに異なる色で区別されます。「変更履歴なし」を選択すると、変更が組み込まれた最終版のような状態で表示されますが、変更履歴自体は削除されません。「オリジナル」では、変更前の元の文書が表示されます。

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変更を追跡するユーザーを選択する

自分の変更のみを追跡するか、すべてのユーザーの変更を追跡するかを選択できます。「校閲」タブの「変更の追跡」メニューから「すべてのユーザー」を選択すると、文書を編集するすべての人の変更が記録されます。一方、「自分の分のみ」を選択すれば、自分が行った変更だけが表示され、他のユーザーの変更は非表示になります。

この機能は、大人数で文書を編集する際に特に便利です。自分の担当部分だけに集中したい場合や、特定のレビュアーの意見だけを確認したい場合に活用できます。

コメント機能で的確なフィードバックを提供する

コメント機能の基本的な使い方

コメント機能は、文書内の特定箇所に付箋のようにメモを残せる機能です。

直接文書を修正するのではなく、「ここをもう少し詳しく」「この表現は変更した方が良い」といった提案や質問を残せます。コメントを挿入するには、まず対象となるテキストを選択し、「校閲」タブの「新しいコメント」ボタンをクリックします。すると、選択した箇所にマーカーが付き、画面右側にコメント入力欄が表示されます。コメント内容を入力して投稿すれば完了です。

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コメント者の表示名を変更する

コメントには、パソコンに登録されているユーザー名が自動的に表示されます。しかし、社外とやり取りする際には、個人名ではなく企業名や部署名を表示したい場合もあるでしょう。表示名を変更するには、「校閲」タブの「変更履歴オプション」アイコンから「ユーザー名の変更」を選択します。「Wordのオプション」ウィンドウが開くので、「ユーザー名」欄に希望する名前を入力して「OK」をクリックすれば設定完了です。

ただし、この設定は新規に追加するコメントから有効になります。既存のコメントの表示名を変更したい場合は、一度削除して再度追加する必要があります。

コメントへの返信と対話機能

Officeのコメント機能では、コメントに対して返信することも可能です。

これにより、文書内で対話形式のやり取りができ、意見交換がスムーズに進みます。コメントの下部にある「返信」欄に入力すれば、スレッド形式で会話が記録されます。複数人でのレビュー作業では、この機能を活用することで、メールでのやり取りを減らし、すべての議論を文書内に集約できます。

コメントの削除と管理

不要になったコメントは簡単に削除できます。削除したいコメントを選択し、「校閲」タブの「削除」ボタンをクリックするだけです。複数のコメントを一括削除したい場合は、「削除」ボタンの横にあるドロップダウンメニューから「文書内のすべてのコメントを削除」を選択できます。

また、コメントを非表示にすることも可能です。「変更履歴とコメントの表示」メニューから「コメント」のチェックを外せば、コメントが一時的に非表示になります。印刷時にコメントを含めたくない場合にも、この設定が役立ちます。

変更履歴の承諾と却下〜最終版を仕上げる

変更を一つずつ確認する方法

文書のレビューが完了したら、記録された変更履歴を一つずつ確認し、承諾するか却下するかを決定します。

「校閲」タブの「変更」セクションにある「次へ」ボタンをクリックすると、次の変更箇所に移動します。各変更内容を確認したら、「承諾」ボタンをクリックすればその変更が文書に反映され、「元に戻す」ボタンをクリックすれば変更が取り消されます。この作業を繰り返すことで、すべての変更を一つずつ精査できます。

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すべての変更を一括処理する

変更箇所が多い場合、一つずつ確認するのは時間がかかります。すべての変更を信頼できる場合は、「承諾」ボタンのドロップダウンメニューから「すべての変更を反映」を選択すれば、一括で承諾できます。逆に、すべての変更を却下したい場合は、「すべての変更を元に戻す」を選択します。

ただし、一括処理を行う前に、重要な変更が含まれていないか必ず確認しましょう。特に複数人で編集した文書では、意図しない変更が含まれている可能性があります。

特定のユーザーの変更だけを表示する

複数人で編集した文書では、特定のレビュアーの変更だけを確認したい場合があります。

「変更履歴とコメントの表示」メニューから「特定のユーザー」を選択し、表示したいユーザーのチェックボックスだけをオンにすれば、そのユーザーの変更のみが表示されます。他のユーザーの変更は一時的に非表示になりますが、削除されるわけではありません。この機能を活用すれば、効率的にレビュー作業を進められます。

文書比較機能で2つのバージョンを照合する

文書比較機能とは？

文書比較機能は、2つの異なるバージョンの文書を並べて比較し、相違点を自動的に検出する機能です。変更履歴がオフの状態で編集された文書や、別々に作成された文書を比較する際に非常に便利です。「校閲」タブの「比較」ボタンから「比較」を選択し、元の文書と修正後の文書を指定すれば、自動的に差分が抽出されます。

比較結果の確認と活用

比較結果は、変更履歴と同様の形式で表示されます。追加された部分は下線、削除された部分は取り消し線で示され、どこが変更されたのかが明確に分かります。比較結果を新しい文書として保存することもできるため、元の文書を保持したまま差分を確認できます。

この機能は、契約書や重要な文書のバージョン管理に特に有効です。最新版と前のバージョンを比較することで、どの条項が変更されたのかを漏れなく把握できます。

校閲機能の応用テクニック〜業務効率を最大化する

変更履歴のロック機能で誤操作を防ぐ

重要な文書では、変更履歴が誤ってオフにされるのを防ぎたい場合があります。

「校閲」タブの「変更の追跡」メニューから「ロックの追跡」を選択すれば、パスワードで変更履歴機能を保護できます。これにより、パスワードを知らないユーザーは変更履歴をオフにできなくなり、すべての編集が確実に記録されます。法務文書や監査が必要な文書では、この機能を活用することで透明性を確保できます。

編集の種類別に変更を表示する

変更履歴には、テキストの挿入・削除だけでなく、書式の変更も記録されます。しかし、書式変更まで表示すると画面が煩雑になる場合があります。「変更履歴とコメントの表示」メニューから「書式設定」のチェックを外せば、書式変更を非表示にして、テキストの変更だけに集中できます。逆に、書式変更だけを確認したい場合は、「挿入と削除」のチェックを外せば良いでしょう。

変更履歴とコメントを印刷する

文書を印刷する際、変更履歴やコメントを含めるか含めないかを選択できます。

印刷設定の「設定」セクションで「変更履歴/コメント用吹き出しを含む文書を印刷」を選択すれば、すべての変更履歴とコメントが印刷されます。会議で配布する資料として、レビュー内容を共有したい場合に便利です。一方、最終版だけを印刷したい場合は、「変更履歴なし」の表示モードに切り替えてから印刷すれば、クリーンな文書が出力されます。

複数人での効率的な共同作業

変更履歴とコメント機能を組み合わせることで、複数人での文書作成が劇的に効率化されます。まず、文書の初稿を作成したら、変更履歴をオンにしてレビュアーに送付します。レビュアーは、修正が必要な箇所を直接編集し、提案や質問はコメントとして残します。文書が戻ってきたら、変更履歴を一つずつ確認し、承諾・却下を判断します。コメントに対しては返信機能で回答し、必要に応じて再度修正します。

このプロセスを繰り返すことで、メールでのやり取りを最小限に抑え、すべての議論と変更履歴が文書内に集約されます。最終的には、すべての変更を承諾し、コメントを削除すれば、完成版の文書が仕上がります。