Office購入判断ガイド
知らないと損！Officeライセンス10の節約テクニック
8月
Officeライセンス費用が企業経営を圧迫している現実
ビジネスの現場でMicrosoft Officeは必須ツールとなっていますが、そのライセンス費用が企業の経営を圧迫していることをご存知でしょうか？
特に中小企業では、IT予算の大きな部分をOfficeライセンスが占めているケースが少なくありません。年間のライセンス費用が数十万円から数百万円に達することも珍しくないのです。この状況は、設備投資や人材育成など他の重要な分野への投資を妨げる要因になっています。
私はソフトウェア販売に携わるITライターとして、多くの企業がOfficeライセンスの費用に頭を悩ませている現状を目の当たりにしてきました。特に2025年に入ってからは、デジタル化の加速とともにOffice関連の支出が増加傾向にあります。
しかし、実はOfficeライセンスには多くの節約方法が存在します。適切な選択と運用によって、機能を犠牲にすることなくコストを30〜50%削減できるケースも珍しくありません。
永続ライセンスとサブスクリプションの賢い選択
Officeライセンスを選ぶ際、最初に直面する選択が「永続ライセンス」と「サブスクリプション」のどちらにするかという問題です。
永続ライセンスは一度購入すれば半永久的に使える買い切り型のライセンスです。一方、サブスクリプション（Microsoft 365）は月額または年額で支払い、常に最新機能が使える形態です。どちらが得かは、使用期間と必要な機能によって大きく変わってきます。
例えば、Office 2021の永続ライセンスは約39,582円（税込）で、5年間使用すると年間約8,000円のコストになります。一方、Microsoft 365 Business Standardは年間約16,320円（税込）です。単純計算では永続ライセンスの方がお得に見えますが、実際はそう単純ではありません。
長期的な使用を前提とし、機能アップデートにこだわらないなら永続ライセンスが有利です。しかし、複数デバイスでの利用や最新機能が必要なら、サブスクリプションの方がコスパが良くなるケースもあります。
ライセンス選びは「安さ」だけでなく「使い方」に合わせることが最大の節約につながります
特に注目したいのは、Office 2021のサポート期限です。マイクロソフトによると、Office 2021のメインストリームサポートは2026年10月13日までとなっています。その後は、セキュリティ更新のみの「延長サポート」に移行します。
つまり、長期的な視点で見ると、5年以上使う予定なら永続ライセンス、3年程度で更新する予定ならサブスクリプションが有利になる可能性が高いのです。
あなたの会社ではどのくらいの期間Officeを使い続ける予定ですか？
知られざるOfficeライセンスの種類と選び方
Officeライセンスには実は多くの種類があり、それぞれ価格も機能も異なります。適切なライセンスを選ぶだけで、大きなコスト削減につながることがあります。
主なOfficeライセンスの種類は以下の通りです。
- Microsoft 365（旧Office 365）- サブスクリプション型
- Office Home & Business – 永続ライセンス（個人・小規模事業向け）
- Office Professional – 永続ライセンス（ビジネス向け全機能）
- Office Home & Student – 永続ライセンス（家庭・学生向け）
多くの企業が見落としがちなのは、すべての従業員に同じライセンスを与える必要はないという点です。実際、従業員の役割によって必要なOfficeアプリケーションは大きく異なります。
例えば、データ分析を行う財務部門にはExcelの高度な機能が必須かもしれませんが、主に文書作成のみを行う部署ではWordだけで十分な場合もあります。このように役割に応じて最適なライセンスを選ぶことで、大幅なコスト削減が可能になります。
ライセンス最適化の実例
ある中小企業では、全50名の従業員に一律でMicrosoft 365 Business Standardを導入していました。年間コストは約82万円でした。しかし、業務内容を分析したところ、高度な機能が必要なのは20名のみで、残りの30名はWordとExcelの基本機能だけで十分だったのです。
そこで、20名にはMicrosoft 365を継続し、30名には機能を絞った永続ライセンスを導入。結果、年間コストを約40%削減することに成功しました。
このように、従業員の業務内容に合わせてライセンスを最適化することが、大きな節約につながるのです。あなたの会社でも、全員が本当にすべての機能を使っていますか？
OEMライセンスとリテールライセンスの違いを活用する
Officeライセンスを購入する際、あまり知られていないのが「OEMライセンス」と「リテールライセンス」の違いです。この違いを理解して活用することで、大きなコスト削減が可能になります。
OEMライセンスとは、PCメーカーがパソコンにプリインストールして販売するライセンスのことです。一方、リテールライセンスは、マイクロソフトや正規販売店から直接購入するライセンスです。
OEMライセンスの最大の特徴は、リテールライセンスよりも大幅に安価であることです。例えば、Office Professional 2021のリテールライセンスが約38,500円するのに対し、OEMライセンスなら9,900円程度で購入できることもあります。
ただし、OEMライセンスには制限もあります。主に、インストールできるPCが限定される点です。OEMライセンスは原則として、最初にインストールしたPCでのみ使用可能で、PCの買い替え時に新しいPCへ移行することができません。
この特性を理解した上で、例えば以下のような使い分けが効果的です。
- 長期使用予定のデスクトップPC → リテールライセンス
- 3〜4年で入れ替えるノートPC → OEMライセンス
PCの使用期間が短い場合や、PCとOfficeを同時に更新するサイクルであれば、OEMライセンスの方がコスト効率が良くなります。逆に、PCを長期間使用する予定であれば、リテールライセンスの方が結果的にお得になる可能性があります。
PCubikでは、正規品保証付きのOEMライセンスを格安で提供しています。例えば、Office Professional Plus 2021 OEMなら9,900円で購入可能です。これはリテールライセンスの約4分の1の価格であり、大きなコスト削減につながります。
複数デバイスでの利用を最適化する方法
現代のビジネスでは、1人が複数のデバイスを使うことが一般的になっています。デスクトップPC、ノートPC、タブレット、スマートフォンなど、状況に応じて使い分けるケースが増えています。この複数デバイス環境でOfficeライセンスを最適化することも、重要な節約ポイントです。
Microsoft 365のファミリープランは、最大6人まで、それぞれ5台のデバイスで利用できます。年間12,984円（税込）なので、フル活用すれば1人あたり年間約2,164円、1デバイスあたり年間約433円という驚異的なコスパを実現できます。
ただし、ファミリープランは商用利用に制限がある場合があるため、利用規約を確認することが重要です。商用利用が必要な場合は、Microsoft 365 Business Premiumなどのビジネス向けプランを検討しましょう。
デバイス間の使い分け戦略
複数デバイスを使う場合の効果的な戦略として、以下のような使い分けも考えられます。
- メインPC → フル機能のOfficeライセンス
- サブPC・モバイルデバイス → Microsoft 365のウェブアプリ版（無料）
- 閲覧専用デバイス → Office互換ソフト（WPS Officeなど）
例えば、神奈川県のあるB総合病院では、経理部門や人事など、Microsoft 365が必須の部署を除いた200台のPCにWPS Officeを導入することで、3年間で約770万円のコスト削減に成功しています。
このように、すべてのデバイスに同じOfficeライセンスを導入するのではなく、用途に応じて最適なソリューションを選ぶことで、大幅なコスト削減が可能になります。
あなたのオフィスでは、すべてのデバイスで同じOfficeライセンスを使っていませんか？
法人向け一括購入のメリットを最大化する
中小企業から大企業まで、複数のOfficeライセンスを導入する場合は、法人向けの一括購入プランを活用することで大きなコスト削減が可能です。
マイクロソフトのボリュームライセンスプログラムでは、購入するライセンス数に応じて割引が適用されます。5ライセンス以上から適用され、数が増えるほど割引率も大きくなります。
例えば、50ライセンス以上の一括購入では、通常価格から15〜20%程度の割引が適用されることもあります。100ライセンス以上になると、さらに大きな割引が期待できます。
PCubikでは、法人・団体のお客様からの一括注文に柔軟に対応しており、複数個・複数種類の一括注文が可能です。また、お見積書・納品書・請求書（インボイス対応）の発行にも対応しているため、法人の購入手続きもスムーズに行えます。
ボリュームライセンスの隠れたメリット
ボリュームライセンスの魅力は価格だけではありません。管理のしやすさも大きなメリットです。一元管理が可能になるため、IT管理者の負担が軽減されます。また、導入・アップデート作業の効率化にもつながります。
さらに、ボリュームライセンスでは、ダウングレード権（新しいバージョンのライセンスで古いバージョンを使用する権利）が付与されることが多いです。これにより、社内システムとの互換性を保ちながら、将来的なアップグレードの権利も確保できます。
ある製造業の中堅企業では、個別に購入していたOfficeライセンスをボリュームライセンスに切り替えたことで、初期コストを約18%削減。さらに、管理工数の削減により、年間の運用コストも大幅に削減することに成功しました。
法人でOfficeを複数導入する場合は、個別購入ではなく、ボリュームライセンスや法人向け一括購入を検討することをおすすめします。
クラウドストレージの容量を最適化して節約する
Microsoft 365を利用している場合、クラウドストレージ（OneDrive、SharePoint Online）の容量も重要な検討ポイントです。適切に管理・最適化することで、より低コストのプランを選択できる可能性があります。
SharePoint Onlineの容量は契約するプランによって異なります。例えば、SharePoint Online (プラン1)ではユーザー1人あたり1TB、SharePoint Online (プラン2)では5人以上契約すれば無制限となります。
しかし、実際には多くの企業がストレージ容量を使いきれていません。あるいは、非効率な使い方をしているケースが少なくありません。
ストレージ容量を節約するテクニック
以下のような方法でストレージ容量を最適化することで、より低コストのプランを選択できる可能性があります。
- 不要なファイルの定期的な整理・削除
- 大容量ファイルの圧縮
- 外部ストレージサービスとの連携（低コストのアーカイブストレージの活用）
- ファイル共有の最適化（同じファイルの重複保存を避ける）
特に注意したいのは、SharePoint Onlineのファイル数制限です。3,000万個まで保存可能ですが、パフォーマンス面を考えると30万個以下に留めておくことが推奨されています。また、1ファイルのサイズ上限は250GBですが、zipファイルの場合は20GB以上のファイルが圧縮されているとアップロード・ダウンロードができません。
ストレージ容量を最適化することで、より低コストのプランを選択できるだけでなく、システムのパフォーマンス向上にもつながります。定期的なストレージ監査と最適化を行うことをおすすめします。
学生・教職員向け特別プランを活用する
学生や教職員、教育機関向けには、通常よりも大幅に割引されたOfficeライセンスが提供されています。これを活用することで、大きなコスト削減が可能です。
マイクロソフトは「Microsoft 365 Education」というプランを提供しており、条件を満たす教育機関であれば、学生や教職員は無料または大幅割引でOfficeを利用できます。
また、学生向けには「Office 365 Education for Students」というプランもあり、在学中は無料でOfficeを使用できるケースもあります。
教育機関に所属している場合は、まず所属機関のIT部門に確認してみることをおすすめします。すでに包括ライセンス契約を結んでいる可能性があり、その場合は追加費用なしでOfficeを利用できることがあります。
卒業後・退職後の対策
学生や教職員向けの特別プランは、卒業や退職後は利用できなくなることが一般的です。そのため、長期的な視点でのライセンス計画も重要です。
例えば、卒業間近の学生であれば、卒業後も使える永続ライセンスの購入を検討するとよいでしょう。また、教育機関向け割引を利用して永続ライセンスを購入できる場合もあります。
教育機関に所属している方は、これらの特別プランを最大限に活用することで、Officeライセンスのコストを大幅に削減できます。
無料代替ツールと互換ソフトの戦略的活用法
Microsoft Officeの代わりに、無料の代替ツールや互換ソフトを活用することも、コスト削減の有効な手段です。ただし、単に無料だからという理由だけで選ぶのではなく、業務内容や互換性を考慮した戦略的な活用が重要です。
主な代替ツール・互換ソフトには以下のようなものがあります。
- Google Workspace（旧G Suite）- クラウドベースの協働作業に強み
- LibreOffice – 無料のオープンソースオフィススイート
- WPS Office – Microsoft Officeとの高い互換性が特徴
- OnlyOffice – クラウド連携に優れたオフィススイート
これらのツールは、基本的な文書作成や表計算、プレゼンテーション作成などの機能を備えており、多くの一般的なオフィス業務をカバーできます。
互換ソフト活用の成功事例
前述の神奈川県のB総合病院では、Microsoft 365が必須の部署を除いた200台のPCにWPS Officeを導入することで、3年間で約770万円のコスト削減に成功しています。
WPS Officeの法人ライセンス3年版は、1アカウントあたり3年間で10,400円です。一方、Microsoft 365 Business Standardの法人ライセンスは、1アカウントあたり3年間で48,960円かかります。200台のPCで比較すると、約770万円の差額が生じるのです。
ただし、互換ソフトを導入する際は、以下の点に注意する必要があります。
- Microsoft Office独自の高度な機能が必要な業務には不向き
- 複雑なフォーマットの文書では互換性の問題が生じる可能性がある
- マクロやVBAなどの高度な機能の互換性は限定的
これらの制限を理解した上で、例えば以下のような使い分けが効果的です。
- 高度な機能が必要な部署 → Microsoft Office
- 基本的な文書作成・表計算のみの部署 → 互換ソフト
- 主に閲覧が中心の部署 → 無料ツール
このように、業務内容に応じて最適なツールを選択することで、コストを削減しながらも業務効率を維持することが可能です。
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特に注目したいのは、Office 2021 Pro Plus ダウンロード版の5,500円という価格です。これは通常の小売価格と比較して非常にリーズナブルであり、大きなコスト削減につながります。
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まとめ：Officeライセンス節約の10のポイント
本記事で紹介した内容をまとめると、Officeライセンスを節約するための10のポイントは以下の通りです。
- 使用期間と必要機能を考慮して、永続ライセンスとサブスクリプションを適切に選択する
- 従業員の役割に応じて最適なライセンスタイプを選ぶ
- OEMライセンスとリテールライセンスの特性を理解し、使い分ける
- 複数デバイスでの利用を最適化する
- 法人向け一括購入・ボリュームライセンスを活用する
- クラウドストレージの容量を最適化する
- 学生・教職員向け特別プランを活用する
- 無料代替ツールと互換ソフトを戦略的に活用する
- 信頼できるライセンス提供元を選ぶ
- 定期的にライセンス構成を見直し、最適化する
これらのポイントを実践することで、機能を犠牲にすることなく、Officeライセンスのコストを大幅に削減することが可能です。特に中小企業では、年間数十万円から数百万円の節約につながる可能性があります。
最後に重要なのは、ライセンスコストの削減と業務効率のバランスです。単に安いライセンスを選ぶのではなく、業務内容や将来的なニーズを考慮した上で最適なライセンスを選ぶことが大切です。
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