Officeグラフ作成テクニック〜見やすいグラフを作る15の方法

プレゼン資料を作成する際、データをグラフ化することで視覚的に訴求力が高まります。しかし、グラフを作成したものの「何を伝えたいのかわかりにくい」「数値の羅列と変わらない」といった悩みを抱えていませんか？

実は、グラフ作成には押さえておくべきテクニックがあります。

適切なグラフの種類を選び、見やすいデザインに整えることで、相手に伝わる資料が完成するのです。この記事では、Excelを使ったグラフ作成の基本から、プロフェッショナルな仕上がりにするための15のテクニックまでを詳しく解説します。

Excelの操作に自信がない場合は、まずこちらで基本機能を押さえておくとスムーズです。
→ Officeエクセル関数の基本から応用まで完全活用法

Excelグラフ作成の基本〜3ステップで完成させる方法

Excelでグラフを作成する基本的な流れは、たった3つのステップで完結します。初心者の方でも、この手順を押さえておけば迷うことなくグラフを作成できるでしょう。

ステップ1：データを正確に入力する

グラフ作成の土台となるのが、元データの入力です。売上データ、アンケート結果、商品別の販売個数など、グラフ化したい数値を表形式で整理しましょう。この段階で、データに抜けや誤りがないかを確認することが重要です。データの精度がグラフの品質を左右します。

ステップ2：グラフ化する範囲を選択する

データ入力が完了したら、グラフにしたい範囲をドラッグで選択します。このとき、見出し行や列も含めて選択すると、グラフに自動的にラベルが反映されるため便利です。範囲選択を間違えると、意図しないグラフが生成されてしまうので注意しましょう。

ステップ3：適切なグラフの種類を選ぶ

範囲を選択したら、「挿入」タブから目的に合ったグラフの種類を選択します。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど、データの性質によって最適なグラフは異なります。この選択が、グラフの伝わりやすさを大きく左右するのです。

目的別グラフの選び方〜データの特性に合わせた最適な種類

グラフには多くの種類があり、それぞれ得意とする表現が異なります。

データの性質と伝えたい内容に応じて、適切なグラフを選ぶことが見やすい資料作成の第一歩です。ここでは、ビジネスシーンで頻繁に使われる代表的なグラフと、その使い分け方を解説します。

グラフと合わせてデータの比較や割合を明確にする場合は、こちらの記事も参考になります。
→ Officeテンプレート作成方法〜初心者でも簡単にできる実践ガイド

棒グラフ：複数のデータを比較する

棒グラフは、複数の項目を並べて比較するのに最適なグラフです。店舗別の売上、各教科の平均点、部門ごとの就業者数など、連続性のないデータを視覚的に比較できます。縦棒グラフと横棒グラフがあり、項目数や表示スペースに応じて使い分けると効果的です。どの項目が最大か、最小か、同程度のものはどれかが一目で把握できるため、データの大小関係を示したい場合に重宝します。

折れ線グラフ：時系列の変化を表現する

折れ線グラフは、時間経過にともなうデータの推移を示すのに適しています。商品価格の変化、気温の推移、売上の増減など、同じ条件下でのデータがどう変化したかを表現できます。成長率や増加率の変化を視覚的に捉えやすく、トレンドの把握に役立つグラフです。複数の折れ線を重ねることで、異なる要素の推移を比較することもできます。

円グラフ：全体に占める割合を示す

円グラフは、全体を100％としたときの各要素の構成比を表現するグラフです。市場シェア、アンケートの回答結果、商品別の売上比率など、割合を視覚的に伝えたい場合に効果的です。各要素の面積によって占有率を表現するため、直感的に理解しやすいという特徴があります。ただし、要素が多すぎると見づらくなるため、5〜6項目程度に絞ることが推奨されます。

積み上げ棒グラフ：全体量と内訳を同時に表現する

積み上げ棒グラフは、1本の棒に複数の要素を重ねることで、データの全体量と内訳を同時に示せるグラフです。各世帯の支出合計とその内訳、店舗別の売上と商品カテゴリー別の構成など、全体に占める各要素の割合を比較したい場合に有効です。時系列で並べることで、全体の推移と内訳の変化を同時に把握できます。

散布図：2つのデータの相関関係を分析する

散布図は、2つの要素における相関関係を視覚化するグラフです。売上と販売個数の関係、血糖値と血圧の相関、最高気温と店舗の客数など、2つのデータのつながりを表現できます。点の分布パターンから、正の相関、負の相関、相関なしといった関係性を読み取ることが可能です。データ分析において、要素間の関係性を探る際に欠かせないグラフと言えるでしょう。

見やすいグラフを作る15のテクニック

基本的なグラフを作成できたら、次は「見やすさ」と「伝わりやすさ」を向上させるテクニックを取り入れましょう。ここでは、プロフェッショナルな仕上がりにするための15の実践的なテクニックを紹介します。

テクニック1：不要な要素を削除してグラフを大きくする

グラフを見やすくする最も効果的な方法は、不要な要素を削除してグラフ本体を大きくすることです。たとえば、表を見れば明らかな「グラフタイトル」や、伝えたい内容に関係のない縦軸要素は削除を検討しましょう。余白分がグラフエリアとして自動で拡張され、数値の読み取りやすさが向上します。

テクニック2：凡例の位置を最適化する

デフォルトの凡例位置は、必ずしも最適とは限りません。文字が多く見づらい場合は、グラフ内の余白部分に移動させることで、スペースを有効活用できます。凡例を移動した後、グラフを縦横に広げることで、さらに視認性が高まります。

テクニック3：色使いを統一して視覚的な一貫性を保つ

グラフの色使いは、資料全体の印象を左右します。企業カラーやテーマカラーを基調とし、強調したいデータには目立つ色を使うなど、戦略的な配色を心がけましょう。色の数を絞ることで、洗練された印象を与えることができます。

テクニック4：軸の目盛りを調整して読み取りやすくする

縦軸や横軸の目盛り間隔を調整することで、データの変化をより明確に表現できます。目盛りが細かすぎると煩雑に見え、粗すぎると変化が読み取りにくくなります。データの範囲に応じて、適切な間隔を設定しましょう。

テクニック5：データラベルを追加して具体的な数値を示す

グラフにデータラベルを追加することで、視覚的な理解と具体的な数値の両方を提供できます。ただし、すべてのデータポイントにラベルを付けると煩雑になるため、重要なポイントのみに絞ることが効果的です。

テクニック6：グラフの種類を複合させて多角的に表現する

複合グラフを活用すると、異なる視点のデータを1つのグラフで表現できます。たとえば、売上高を棒グラフで、成長率を折れ線グラフで示すことで、金額と比率の両方を同時に把握できます。ただし、複雑になりすぎないよう、組み合わせは2種類程度に留めることが推奨されます。

グラフをプレゼン資料で見せる場合には、こちらの記事も役立ちます。
→ 【2025年版】Officeパワーポイントの基本的な使い方ガイド

テクニック7：グリッド線を調整して視認性を高める

グリッド線は、データの読み取りを補助する重要な要素です。しかし、線が多すぎると煩雑に見え、少なすぎると数値が読み取りにくくなります。主要なグリッド線のみを表示し、色を薄めに設定することで、バランスの取れた見やすいグラフになります。

テクニック8：フォントサイズを調整して可読性を向上させる

グラフ内の文字が小さすぎると、プレゼンテーションや印刷時に読みにくくなります。軸ラベル、凡例、データラベルのフォントサイズを適切に調整し、遠くからでも読み取れるようにしましょう。一般的に、12ポイント以上が推奨されます。

テクニック9：強調したいデータを際立たせる

特定のデータを強調したい場合は、色を変える、太字にする、矢印や吹き出しを追加するなどの工夫が効果的です。視線を誘導することで、伝えたいメッセージがより明確になります。ただし、強調しすぎると逆効果になるため、適度なバランスが重要です。

図形や視覚効果を使って強調表現をさらに洗練させたい場合はこちら。
→ Office図形描画の基本から応用まで！実務で使える23のテクニック

テクニック10：グラフのタイトルを簡潔かつ明確にする

グラフのタイトルは、何を示しているのかを一目で理解できるよう、簡潔かつ具体的に記述しましょう。「売上推移」よりも「2024年度 店舗別売上推移」のように、期間や対象を明示することで、グラフの内容がより伝わりやすくなります。

テクニック11：データの並び順を工夫する

棒グラフや円グラフでは、データの並び順が視覚的な印象を大きく左右します。降順や昇順に並べることで、大小関係が一目で把握できます。また、時系列データの場合は、古いものから新しいものへと自然な流れで配置しましょう。

テクニック12：背景色を工夫して視覚的なインパクトを与える

グラフの背景色を変更することで、資料全体のトーンに合わせた統一感を演出できます。白背景が一般的ですが、淡い色を使うことで柔らかい印象を与えることも可能です。ただし、データの視認性を損なわないよう、コントラストには注意が必要です。

テクニック13：3Dグラフの使用は慎重に

3Dグラフは視覚的にインパクトがありますが、データの正確な読み取りを妨げる可能性があります。奥行きによって数値が歪んで見えるため、正確性が求められる場面では2Dグラフの使用が推奨されます。デザイン性を重視する場合のみ、慎重に使用しましょう。

テクニック14：グラフと本文の整合性を確保する

グラフを挿入したら、本文中でそのグラフについて言及し、読み手が理解しやすいよう補足説明を加えましょう。「図1に示すように」といった表現で、グラフと本文を関連付けることで、資料全体の一貫性が高まります。

テクニック15：定期的にグラフを見直して最適化する

一度作成したグラフも、時間が経つと見直しが必要になることがあります。データの更新、デザインのトレンド変化、フィードバックを受けた改善など、定期的にグラフを見直すことで、常に最適な状態を保つことができます。

グラフ作成時の注意点〜よくある失敗と対処法

グラフ作成には、いくつかの「落とし穴」が存在します。

ここでは、初心者が陥りがちな失敗例と、その対処法を紹介します。これらを意識することで、誤解を招かない正確なグラフを作成できるでしょう。

縦軸の範囲設定に注意する

縦軸の範囲を意図的に調整すると、データの変化を誇張したり、逆に小さく見せたりすることができます。これは、読み手に誤解を与える原因となるため、基本的には0から始まる範囲設定が推奨されます。特別な理由がない限り、公平な表現を心がけましょう。

円グラフの要素数を絞る

円グラフに多くの要素を詰め込むと、各要素の割合が小さくなり、視覚的に判別しにくくなります。要素が多い場合は、小さい割合のものを「その他」としてまとめるか、棒グラフへの変更を検討しましょう。一般的に、5〜6項目程度が見やすい範囲とされています。

色の使いすぎを避ける

多くの色を使うと、グラフが煩雑に見え、重要なポイントが埋もれてしまいます。基本色を2〜3色に絞り、強調したい部分のみアクセントカラーを使うことで、洗練された印象を与えることができます。また、色覚に配慮したカラーパレットの選択も重要です。

データの出典を明記する

グラフに使用したデータの出典を明記することで、信頼性が向上します。特に、公的機関のデータや調査結果を引用する場合は、出典元と調査時期を記載しましょう。これにより、読み手が情報の正確性を確認できるようになります。

グラフを活用した効果的なプレゼンテーション術

グラフを作成したら、それをどう活用するかが重要です。プレゼンテーションにおいて、グラフは単なる装飾ではなく、メッセージを伝えるための強力なツールとなります。ここでは、グラフを効果的に活用するためのプレゼンテーション術を解説します。

グラフの前後にストーリーを構築する

グラフを提示する際は、前後の文脈を整えることが重要です。「なぜこのデータを見せるのか」「このグラフから何を読み取ってほしいのか」を明確にすることで、聞き手の理解が深まります。データの背景、グラフの提示、結論という流れを意識しましょう。

グラフに添えるコメントを工夫する

グラフだけでは伝わりにくい情報を、簡潔なコメントで補足しましょう。「売上が前年比120％に増加」「A店舗が全体の6割を占める」など、具体的な数値や割合を言葉で示すことで、グラフの理解が促進されます。ただし、長文は避け、要点を絞った表現を心がけましょう。

複数のグラフを組み合わせて多角的に分析する

1つのテーマについて、異なる視点から複数のグラフを提示することで、より深い理解を促すことができます。たとえば、売上推移を折れ線グラフで示した後、商品別の構成比を円グラフで示すことで、全体像と詳細の両方を伝えられます。

アニメーション効果を適度に活用する

PowerPointなどのプレゼンテーションソフトでは、グラフにアニメーション効果を付けることができます。データを段階的に表示することで、聞き手の注意を引きつけ、理解を深めることが可能です。ただし、過度な演出は逆効果になるため、シンプルな効果に留めることが推奨されます。

Officeソフトを活用したグラフ作成の効率化

グラフ作成を効率化するには、Officeソフトの機能を最大限に活用することが重要です。ExcelやPowerPointには、作業時間を短縮し、品質を向上させるための便利な機能が数多く搭載されています。

テンプレートを活用して作業時間を短縮する

Officeには、あらかじめデザインされたグラフテンプレートが用意されています。これらを活用することで、ゼロから作成する手間を省き、一貫性のあるデザインを維持できます。自社のブランドに合わせたカスタムテンプレートを作成しておくと、さらに効率的です。

ショートカットキーを覚えて操作を高速化する

グラフ作成に関連するショートカットキーを覚えることで、マウス操作の手間を減らし、作業スピードを大幅に向上させることができます。たとえば、「F11」キーを押すだけで、選択範囲から即座にグラフを作成できます。

Excel以外のWindows全体の操作効率も高めたい方はこちらの記事が参考になります。
→ Windows 11の作業効率が劇的に上がるショートカットキー完全ガイド

データの自動更新機能を活用する

Excelでは、元データを更新すると、それに連動してグラフも自動的に更新されます。この機能を活用することで、定期的なレポート作成の手間を大幅に削減できます。データソースとグラフを適切にリンクさせておくことが重要です。

正規ライセンスのOfficeで安心して作業する

グラフ作成を含むビジネス作業では、正規ライセンスのOfficeソフトを使用することが重要です。不正なソフトウェアは、セキュリティリスクや法的問題を引き起こす可能性があります。信頼できる販売元から、正規品保証付きのOfficeを導入しましょう。

PCユービックでは、正規ライセンス付きのOffice製品を格安価格で提供しています。個人利用から法人の一括導入まで、幅広いニーズに対応しており、インボイス制度にも対応した適格請求書の発行が可能です。全国一律送料無料で、入金確認後2〜3営業日以内にライセンスキーをメールで納品します。安心して使えるソフト選びをサポートしますので、ぜひご検討ください。

Officeを正規品で安全に導入する方法については、こちらで詳しく解説しています。
→ Microsoft Office正規品を安全に購入する方法と注意点

まとめ〜見やすいグラフで伝わる資料を作成しよう

見やすいグラフを作成するには、適切な種類の選択、不要な要素の削除、色使いの工夫、データラベルの追加など、さまざまなテクニックを組み合わせることが重要です。

この記事で紹介した15のテクニックを実践することで、相手に正確に伝わるプロフェッショナルなグラフを作成できるようになるでしょう。グラフは、データを視覚化し、メッセージを効果的に伝えるための強力なツールです。基本を押さえた上で、自分なりの工夫を加えることで、さらに洗練された資料作成が可能になります。

また、効率的なグラフ作成には、正規ライセンスのOfficeソフトを使用することが不可欠です。セキュリティや法的リスクを避け、安心して作業を進めるためにも、信頼できる販売元からの導入を検討しましょう。

正規ライセンスのOfficeを安全にお得に導入する方法はこちら

PCユービックでは、Windows・Officeソフトウェアの正規品を低価格で提供しており、個人ユーザーから法人まで幅広い顧客層のニーズに応えています。複数個・複数種類の一括注文、見積書・納品書・請求書の発行にも柔軟に対応していますので、お気軽にご相談ください。