Officeトラブル対処集
Office印刷トラブル解決法〜原因別の対処手順と予防策を完全解説
11月
Officeで印刷できない！よくある症状と初期確認
「印刷」ボタンを押したのに何も反応しない……。
そんな経験、ありませんか？資料作成の締め切り直前や、重要な会議資料を準備している最中にOfficeアプリケーションから印刷できないトラブルが発生すると、業務全体が止まってしまいます。特に、昨日まで問題なく使えていたプリンターが突然動かなくなると、「どこから確認すればよいのか」「自分で解決できる範囲なのか」で戸惑ってしまうものです。
実は、Office製品（Word、Excel、PowerPointなど）で印刷できないトラブルの多くは、ちょっとした設定確認や基本操作だけで解決できるケースが大半です。パソコン側の設定、プリンター本体の状態、ネットワーク接続など、原因を切り分けていけば、業者を呼ばなくても自力で対処できる場合がほとんどなのです。
この記事では、Officeアプリケーションで印刷できないときに確認すべきポイントを、原因別に体系的に解説します。初心者の方でも安心して対処できるよう、手順を丁寧に説明していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
プリンター本体側で確認すべき基本チェック項目
印刷トラブルの原因を探る際、まず最初に確認したいのがプリンター本体の状態です。
パソコン側の設定を見直す前に、プリンター本体に異常がないかを落ち着いて確認することで、意外とシンプルに解決できるケースが少なくありません。電源の入り方、用紙やインク（トナー）の状態など、基本的なポイントが原因になっていることも多いのです。
電源とディスプレイの状態を確認する
最初に、プリンター本体の「主電源」と「電源スイッチ」がどちらもONになっているか確認しましょう。多くのプリンターには、本体側面などにある「主電源スイッチ」と、操作パネル付近の「電源スイッチ」の2種類の電源があります。どちらか一方でもOFFになっていたり、節電モードからの復帰待ちになっていたりすると、印刷指示を出しても動作しません。
操作パネルの電源ランプが点灯しているか、表示画面が正常に表示されているかを目視で確認してください。スリープ状態になっている場合は、画面タッチや電源ボタンで復帰させます。一度電源をOFFにして数秒待ってから入れ直すことで復旧するケースもあるため、試してみる価値があります。
用紙とインク（トナー）の残量を点検する
エラー表示が出ていなくても、用紙切れやインク（トナー）残量不足が原因で印刷できないことがあります。印刷トラブルでは、トレイの用紙とトナー残量を確認するだけで解決するケースも多く見られるのです。
まずは、各トレイの用紙が十分に入っているか、トナー残量ランプや画面表示に警告が出ていないかを目視で確認しましょう。用紙残量については、トレイの用紙が極端に少ない場合は補充し、半分以下になっていたら余裕をもって給紙しておくことをおすすめします。
インク（トナー）がある程度残っていても、本体が正しく認識できず印刷できない場合があります。設定されている用紙サイズ・種類・向きと実際のセット状況が合っているかも、あわせて確認しておくと安心です。
エラーメッセージやランプの点滅パターンを読み取る
プリンター本体のディスプレイにエラーメッセージが表示されている場合、そのメッセージ内容が解決の大きなヒントになります。紙詰まり、カバーが開いている、インク切れなど、具体的な原因が示されていることが多いため、メッセージをメモしておきましょう。
ランプの点滅パターンも重要な情報源です。メーカーや機種によって点滅パターンの意味が異なるため、取扱説明書やメーカーの公式サイトで確認すると、正確な原因を特定できます。
パソコン側の設定で確認すべきポイント
プリンター本体に問題がない場合、次に確認したいのがパソコン側の設定です。
Officeアプリケーションで印刷ボタンをクリックしても印刷されない場合、パソコンの設定が原因になっているケースが非常に多いのです。以下の項目を順番に確認していきましょう。
プリンターがオフライン状態になっていないか
印刷しようとした際に、「プリンターがオフラインになっています」と表示された場合、パソコンのメニューバーからプリンターボタンを右クリックして、「オフラインで使用する」にチェックが入っているかいないかを確認してください。チェックが入っている場合は、チェックを外し再度印刷できるか試してみましょう。
中断した印刷データが残っていないか
プリンターは古い指示から順番に実行しようとするため、中断した印刷データが残っている場合は印刷が始まらない可能性があります。印刷データが残っているかを確認するには、プリンターフォルダの「印刷ジョブの表示」から確認することができます。
データが表示されたら残っている印刷データを削除するか、印刷を完了させることで新しいデータが印刷できるようになります。この操作は、印刷トラブル解決の基本中の基本と言えるでしょう。
プリンタードライバーが正しくインストールされているか
プリンターを使用するために必要なドライバーがOSに対応していなかったり、OSをアップデートしたことがきっかけで、ドライバーが正常に作動しなくなってしまったりすることがあります。その場合、適切なドライバーをインストールしなおすことで、印刷ができるようになる場合があります。
プリンターメーカーの公式サイトから、お使いのOSに対応した最新のドライバーをダウンロードし、インストールしてみてください。Windows 7やWindows 8などOSが古いバージョンの場合、プリンターのドライバーに対応していないことがあるため、Windows 10以降へのアップグレードも検討する必要があるかもしれません。
出力先プリンターが正しく指定されているか
パソコンの出力先として別のプリンターが指定されている場合には、プリンターの接続先を使用したいプリンターに変更することで印刷できるようになります。同じパソコンを複数人で共有している場合、他の利用者がプリンターやドライバーの設定を変更している場合があるため、設定を元に戻すことで印刷できるようになるケースもあります。
Officeアプリケーションの印刷画面で、正しいプリンターが選択されているかを必ず確認しましょう。
ネットワーク接続に関するトラブルと対処法
ネットワークプリンターを使用している場合、接続の問題が印刷トラブルの原因になることがあります。
Wi-Fiや有線LANで接続されたプリンターは、ネットワーク設定の影響を受けやすいため、パソコンとプリンターが正しく接続されているかを確認する必要があります。
USB・有線LAN接続の場合の確認ポイント
USBや有線LANをお使いの場合、USBやケーブルが抜けていたり、ケーブルが断線していたりするとうまく印刷することができません。まずは、USBや有線LANが正しく接続されているかを確認し、接続に問題がない場合にはケーブルを新しいものに交換しましょう。
Wi-Fi・無線LAN接続の場合の確認ポイント
Wi-Fiや無線LANなど無線でパソコンとプリンターを接続する際は、機器の問題（ルーターの電源が切れている、電波障害が起こっている、など）や、接続の問題が発生している可能性があります。ルーターの電源を一度OFFにして再起動することで、接続が安定する場合があります。
パソコンが「パブリックネットワーク」に設定されていると、プリンターと接続できるネットワークとは異なるため、印刷機能が使用できなくなることがあります。「プライベートネットワーク」に接続するよう設定を変更してみてください。
SMBサーバーとファイル共有の設定確認
複合機やネットワークプリンターでスキャン機能を使用する場合、「SMBサーバ」が「無効」になっていたり、「ファイルとプリンターの共有」が「無効」になっていたりすると、スキャンデータの送信ができないことがあります。これらの設定を「有効」にすることで、印刷やスキャン機能が正常に動作するようになる可能性があります。
セキュリティソフトやファイアウォールがスキャン通信をブロックしている場合もあるため、一時的にセキュリティソフトを無効化して動作確認することも有効です。
Officeアプリケーション固有の印刷設定トラブル
プリンター本体やパソコンの基本設定に問題がなくても、Officeアプリケーション側の設定が原因で印刷できないケースがあります。
Word、Excel、PowerPointなど、各アプリケーションには独自の印刷設定があり、これらの設定が適切でないと印刷が正常に行われません。以下のポイントを確認してみましょう。
印刷範囲とページ設定の確認
Excelで特定のセル範囲だけを印刷したい場合、印刷範囲が正しく設定されているかを確認する必要があります。印刷範囲が設定されていない、または意図しない範囲が設定されていると、何も印刷されなかったり、不要なページまで印刷されたりします。
Wordの場合、ページ設定で余白が極端に大きく設定されていると、印刷可能領域が狭くなり、意図した内容が印刷されないことがあります。ページ設定を見直し、適切な余白サイズに調整しましょう。
印刷プレビューでの事前確認
印刷を実行する前に、必ず印刷プレビューで仕上がりを確認することをおすすめします。プレビュー画面で何も表示されない場合、印刷設定に問題があることが明確になります。プレビュー画面で確認できる内容は、実際に印刷される内容とほぼ同じですので、用紙の無駄遣いを防ぐためにも活用しましょう。
バックグラウンド印刷の設定
Officeアプリケーションには「バックグラウンド印刷」という機能があり、この設定が有効になっていると、印刷処理がバックグラウンドで実行されます。この機能が原因で印刷が遅くなったり、正常に印刷されなかったりする場合があります。
Wordの場合、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」から「バックグラウンドで印刷する」のチェックを外すことで、印刷動作が改善される可能性があります。
Microsoft Edgeなどブラウザからの印刷トラブル
Officeファイルをブラウザで開いて印刷しようとした場合、ブラウザ固有の印刷トラブルが発生することがあります。
特にMicrosoft Edgeでウェブページやオンライン版Officeファイルを印刷しようとすると、印刷ボタンが反応しない、印刷プレビューが表示されないといった問題が報告されています。
ブラウザのキャッシュとCookieをクリアする
ブラウザのキャッシュやCookieが原因で印刷機能が正常に動作しないことがあります。Microsoft Edgeの設定から「閲覧データのクリア」を実行し、キャッシュとCookieを削除してみてください。その後、ブラウザを再起動して印刷を試してみましょう。
ブラウザの拡張機能を無効化する
ブラウザにインストールされている拡張機能が印刷機能と干渉している可能性があります。一時的にすべての拡張機能を無効化して、印刷が正常に動作するか確認してみてください。特定の拡張機能が原因である場合、その拡張機能を削除または更新することで問題が解決します。
別のブラウザで試してみる
Microsoft Edgeで印刷できない場合、Google ChromeやFirefoxなど別のブラウザで同じファイルを開いて印刷を試してみることも有効です。別のブラウザで正常に印刷できる場合、Edge側の設定やバージョンに問題がある可能性が高いため、Edgeのアップデートや再インストールを検討しましょう。
セキュリティソフトとファイアウォールの影響
セキュリティソフトやWindowsファイアウォールが、プリンターとの通信をブロックしている可能性があります。
特にネットワークプリンターを使用している場合、セキュリティ設定が厳しすぎると、印刷データの送信が遮断されてしまうことがあるのです。
ファイアウォールの例外設定を追加する
Windowsファイアウォールの設定で、プリンターとの通信を許可する例外設定を追加することで、印刷が正常に動作するようになる場合があります。「コントロールパネル」→「システムとセキュリティ」→「Windowsファイアウォール」から、「アプリまたは機能を許可する」を選択し、プリンター関連のアプリケーションにチェックを入れましょう。
セキュリティソフトの一時的な無効化
セキュリティソフトが原因で印刷できない場合、一時的にセキュリティソフトを無効化して印刷を試してみることで、原因を特定できます。セキュリティソフトを無効化して印刷が成功した場合、セキュリティソフトの設定でプリンターとの通信を許可する設定を追加しましょう。
ただし、セキュリティソフトを無効化している間はパソコンが無防備な状態になるため、必要最小限の時間だけ無効化し、確認後はすぐに有効化することを忘れないでください。
印刷トラブルを予防するための日常的な対策
印刷トラブルを未然に防ぐためには、日常的なメンテナンスと設定管理が重要です。
トラブルが発生してから対処するよりも、事前に予防策を講じておくことで、業務の中断を最小限に抑えることができます。
プリンタードライバーを常に最新に保つ
プリンターとパソコンを安全に通信して使用するためには、常にドライバーを最新の状態に保つ必要があります。更新していないと、プリンターとパソコンの通信にセキュリティ問題が発見された場合、更新するまで印刷機能が使用できないことがあります。
プリンターメーカーの公式サイトで、ソフトの更新情報がないか定期的に確認し、あれば必ず更新しましょう。普段から、更新情報があれば自動で更新するよう、設定しておくことをおすすめします。
定期的な印刷テストの実施
重要な資料を印刷する前に、定期的にテスト印刷を行うことで、プリンターが正常に動作しているかを確認できます。特に、長期間使用していなかったプリンターは、インクが乾燥していたり、ヘッドが詰まっていたりする可能性があるため、事前のテスト印刷が有効です。
用紙とインクの在庫管理
用紙やインク（トナー）の在庫を常に確認し、余裕をもって補充しておくことで、印刷作業中に突然切れてしまうトラブルを防げます。特に、重要な会議や締め切り前には、十分な在庫があるかを事前に確認しておきましょう。
どうしても解決しない場合の対処法
ここまで紹介した対処法を試しても印刷できない場合、より専門的なサポートが必要になるかもしれません。
自力での解決が難しい場合は、無理をせず専門家に相談することが、結果的に時間とコストの節約につながります。
メーカーサポートへの問い合わせ
プリンターメーカーの公式サポートに問い合わせることで、機種固有のトラブルシューティング情報を得られます。多くのメーカーでは、電話サポート、メールサポート、チャットサポートなど、複数の問い合わせ方法を用意しているため、自分に合った方法で相談できます。
問い合わせの際は、プリンターの型番、使用しているOS、発生しているエラーメッセージなどの情報を事前に整理しておくと、スムーズに対応してもらえます。
保守契約の活用
法人でプリンターを使用している場合、保守契約を結んでいることが多いでしょう。保守契約があれば、専門の技術者が迅速に対応してくれるため、業務への影響を最小限に抑えられます。保守契約の内容を確認し、サポート範囲や対応時間を把握しておきましょう。
プリンターの買い替えを検討する
古いプリンターを使用している場合、最新のOSやOfficeバージョンに対応していない可能性があります。ドライバーのサポートが終了している機種では、根本的な解決が難しいため、新しいプリンターへの買い替えを検討することも一つの選択肢です。
最新のプリンターは、セットアップが簡単で、クラウド印刷やモバイル印刷などの便利な機能も充実しているため、業務効率の向上にもつながります。
まとめ：Office印刷トラブルは冷静な確認で解決できる
Officeアプリケーションで印刷できないトラブルは、多くの場合、基本的な確認と設定変更で解決できます。
プリンター本体の電源や用紙・インクの状態、パソコン側のプリンター設定、ネットワーク接続、Officeアプリケーション固有の設定など、原因を一つずつ切り分けていくことが重要です。焦らず、この記事で紹介した手順に沿って確認していけば、ほとんどのトラブルは自力で解決できるでしょう。
日常的な予防策として、プリンタードライバーを最新に保つ、定期的にテスト印刷を行う、用紙とインクの在庫を管理するといった習慣を身につけることで、突然のトラブルを未然に防げます。
それでも解決しない場合は、メーカーサポートや保守契約を活用し、専門家の力を借りることをためらわないでください。業務効率を維持するためには、適切なタイミングでプロに相談することも大切です。
快適なOffice環境を維持するためには、ソフトウェアのライセンス管理も重要です。正規のOfficeライセンスを適切に導入・管理することで、印刷機能を含むすべての機能を安定して利用できます。
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