Officeフォーム作成方法〜初心者でもできる実践ガイド

業務でアンケートを取りたい、イベントの申し込みを受け付けたい・・・そんなとき、紙ベースではなくデジタルで手軽に対応できたら便利ですよね。

Microsoft Officeには「Microsoft Forms」という強力なフォーム作成ツールが用意されており、初心者でも簡単に本格的なアンケートや申込フォームを作成できます。しかも、Microsoft 365のアカウントがあれば追加費用なしで利用可能です。

この記事では、Officeフォームの基本的な作成方法から、実務で使える応用テクニック、さらには効率的な運用方法まで、ソフトウェア販売に詳しいITライターの視点から徹底解説します。中小企業のPC環境整備や個人ユーザー・法人ユーザー双方のニーズに応えられる内容をお届けしますので、ぜひ最後までご覧ください。

Microsoft Formsとは〜基本機能と特徴を理解する

Microsoft Formsは、Microsoftが提供するオンラインフォーム作成ツールです。

Web上でアンケート、クイズ、投票、申込フォームなどを簡単に作成・共有できる点が最大の魅力といえます。直感的な操作画面により、ITに詳しくない方でも数分でフォームを作成できるのが特徴です。

Microsoft 365との連携が強力で、ExcelやSharePoint、Teamsなどとシームレスに統合できます。回答データは自動的に保存され、リアルタイムでグラフや表として可視化されるため、集計作業の手間が大幅に削減されます。

Microsoft Formsでできること

Microsoft Formsでは、多様な用途に対応したフォームを作成できます。社内アンケートや顧客満足度調査はもちろん、イベント参加申込、研修の理解度テスト、投票フォームなど、ビジネスシーンで必要とされるあらゆる情報収集に活用可能です。

質問形式も豊富で、テキスト入力、選択式、チェックボックス、ドロップダウン、評価、日付選択など、目的に応じて柔軟に設定できます。クイズ機能を使えば、正解の設定や自動採点も可能になります。

他のフォームツールとの違い

Google FormsやSurveyMonkeyなど、他のフォーム作成ツールと比較した場合、Microsoft FormsはMicrosoft 365エコシステムとの統合力が圧倒的に優れています。

既存のMicrosoft アカウントや職場のアカウントでログインするだけで、すぐに使い始められる手軽さも魅力です。OutlookやTeamsとの連携により、回答の収集から分析、共有までを一気通貫で行える点は、すでにMicrosoft製品を使用している企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

利用開始に必要なもの

Microsoft Formsを利用するには、Microsoftアカウントまたは職場・学校のアカウントが必要です。公式サイト（https://forms.office.com/）にアクセスしてサインインするだけで、すぐに利用を開始できます。

追加のソフトウェアインストールは不要で、Webブラウザがあればどのデバイスからでもアクセス可能です。Microsoft 365のライセンスを持っていれば、より高度な機能も利用できます。

Officeフォームの基本的な作成手順〜ステップバイステップで解説

実際にフォームを作成する手順を、具体例を交えながら詳しく見ていきましょう。

今回は「社内講習参加者アンケート」を例に、実務で使える本格的なフォームの作り方を解説します。初めての方でも迷わず作成できるよう、画面操作を一つひとつ丁寧に説明していきます。

新規フォームの作成とタイトル設定

Microsoft Formsにサインインしたら、「新しいフォーム」ボタンをクリックします。すると、編集画面が表示され、「無題のフォーム」という初期状態から作業を開始できます。

まず、「無題のフォーム」部分をクリックして、フォームのタイトルを入力しましょう。上の段にはフォームの名称（例：「社内講習参加者アンケート」）を、下の段には説明や補足情報（例：「ご協力ありがとうございます。率直なご意見をお聞かせください」）を記入します。

タイトルと説明文は、回答者が最初に目にする部分です。わかりやすく、回答意欲を高める文言を心がけましょう。

質問の追加と形式の選択

「新規追加」ボタンをクリックすると、さまざまな質問形式が表示されます。目的に応じて適切な形式を選びましょう。

例えば、日付を尋ねる場合は「日付」を選択します。質問文を入力し、回答を必須にする場合は「必須」のスイッチをオンにします。必須設定にすると、回答者がその質問に答えないと送信できなくなるため、重要な項目には必ず設定しておくことをおすすめします。

評価を求める質問では「評価」形式を選択し、レベル（2〜10段階）とシンボル（星、いいね、ハートなど）を設定できます。5段階評価で「いいね」シンボルを使用すれば、視覚的にわかりやすいアンケートになります。

自由記述の意見を集めたい場合は「テキスト」形式を選びます。長文回答を想定する場合は、設定で「長い回答」を有効にすると、回答者が複数行のテキストを入力しやすくなります。

選択式質問の設定方法

選択式の質問を作成する場合は、「選択」形式を選びます。質問文を入力した後、選択肢を一つずつ追加していきます。

「オプションの追加」をクリックして、必要な選択肢をすべて入力しましょう。選択肢の順序は、ドラッグ&ドロップで簡単に変更できます。「その他」オプションを追加すれば、回答者が用意された選択肢以外の回答を入力できるようになります。

複数選択を許可する場合は、設定で「複数の回答」をオンにします。これにより、チェックボックス形式の質問になります。

フォームのデザインとカスタマイズ

フォームの見た目をカスタマイズすることで、企業のブランドイメージに合わせたり、回答者の印象を良くしたりできます。

画面右上のテーマボタンをクリックすると、背景色やテーマ画像を変更できます。プリセットのテーマから選ぶこともできますし、カスタム画像をアップロードすることも可能です。

企業ロゴを追加したい場合は、画像アップロード機能を使って、フォーム上部にロゴを配置できます。統一感のあるデザインにすることで、公式なアンケートであることを印象づけられます。

作成したフォームの確認と共有方法

フォームの作成が完了したら、実際に配布する前に必ず動作確認を行いましょう。

画面右上の「プレビュー」ボタンをクリックすると、回答者が見る画面を確認できます。質問の順序、必須項目の設定、選択肢の表示など、すべてが意図通りになっているかチェックしてください。

フォームURLの取得と共有

フォームを配布するには、「共有」ボタンをクリックします。すると、フォームのURLが表示されます。このURLをコピーして、メールやチャット、社内ポータルなどで共有すれば、回答者がアクセスできるようになります。

URLが長すぎる場合は、短縮URL機能を使うと便利です。「URLを短縮」オプションをオンにすると、より簡潔なリンクが生成され、メールやSNSでの共有がしやすくなります。

共有範囲の設定

フォームの共有範囲を適切に設定することは、セキュリティの観点から非常に重要です。

「回答できるユーザー」の設定では、「すべてのユーザー」「組織内のユーザーのみ」「特定のユーザー」から選択できます。社内アンケートの場合は「組織内のユーザーのみ」に設定することで、外部からのアクセスを防げます。

「1人1回答」オプションを有効にすると、同じユーザーが複数回回答することを防止できます。公平性が求められるアンケートでは、この設定を必ずオンにしましょう。

Teams・Outlookとの連携

Microsoft Teamsを使用している場合は、チャネルやチャットに直接フォームを投稿できます。「共有」メニューから「Teams」を選択し、投稿先を指定するだけで、チームメンバーがすぐにアクセスできるようになります。

Outlookでメール配信する場合は、フォームのリンクをメール本文に貼り付けるだけでなく、「メールで送信」オプションを使うと、フォームのプレビューが含まれた見栄えの良いメールを作成できます。

回答の収集と分析〜データを活用する

フォームを配布した後は、回答の収集と分析が重要なステップになります。

Microsoft Formsでは、回答がリアルタイムで集計され、自動的にグラフや表として可視化されます。「応答」タブをクリックすると、現在の回答状況を即座に確認できます。

リアルタイム集計機能の活用

回答が送信されると、自動的に集計結果が更新されます。選択式の質問は円グラフや棒グラフで表示され、全体の傾向を一目で把握できます。

評価形式の質問では、平均スコアが自動計算されるため、満足度調査などで非常に便利です。テキスト回答は一覧形式で表示され、個別の意見を詳しく確認できます。

Excelへのエクスポート

より詳細な分析を行いたい場合は、回答データをExcelにエクスポートできます。「Excelで開く」ボタンをクリックすると、すべての回答データがスプレッドシート形式でダウンロードされます。

Excelに取り込んだデータは、ピボットテーブルやグラフ機能を使って、さらに深い分析が可能になります。クロス集計や条件付き書式設定など、Excelの強力な分析機能を活用して、意思決定に役立つインサイトを引き出しましょう。

個別回答の確認と管理

「応答」タブでは、個別の回答を一つひとつ確認することもできます。特定の回答者の詳細な意見を見たい場合や、フォローアップが必要な回答を特定する際に便利です。

回答者の名前やメールアドレスも記録されるため（設定による）、必要に応じて個別に連絡を取ることも可能です。ただし、匿名性が重要なアンケートでは、設定で名前の収集をオフにすることを忘れないようにしましょう。

実務で使える応用テクニック〜効率化のコツ

基本的な使い方をマスターしたら、さらに効率的にフォームを活用するための応用テクニックを身につけましょう。

テンプレートの活用で時短

Microsoft Formsには、用途別のテンプレートが用意されています。イベント登録、顧客フィードバック、従業員アンケートなど、よく使われる形式のテンプレートを活用すれば、ゼロから作成する手間が省けます。

テンプレートをベースにして、自社の状況に合わせてカスタマイズすることで、短時間で質の高いフォームを作成できます。一度作成したフォームは、「コピー」機能で複製できるため、定期的に実施するアンケートのテンプレートとして保存しておくと便利です。

分岐機能で高度なフォームを作成

分岐機能を使うと、回答内容に応じて次に表示される質問を変えることができます。例えば、「満足」と答えた人には詳しい理由を、「不満」と答えた人には改善点を尋ねるといった、柔軟なアンケート設計が可能になります。

この機能により、回答者にとって関係のない質問をスキップできるため、回答の負担が軽減され、完了率の向上につながります。

クイズ機能で研修効果を測定

フォームをクイズモードに切り替えると、正解の設定や自動採点が可能になります。社内研修の理解度テストや、製品知識の確認テストなどに活用できます。

各質問に点数を設定し、正解を指定すれば、回答者は送信後すぐに自分のスコアを確認できます。解説を追加することで、学習効果をさらに高めることもできます。

通知設定で迅速な対応

「設定」メニューから、新しい回答が送信されたときにメール通知を受け取るよう設定できます。緊急性の高いフォーム（問い合わせフォームなど）では、この機能を有効にすることで、迅速な対応が可能になります。

通知の頻度も選択できるため、回答が多数予想される場合は、1日1回のサマリー通知に設定するなど、状況に応じて調整しましょう。

セキュリティとライセンス管理〜安心して使うために

業務でフォームを使用する際は、セキュリティとライセンスの管理が重要です。

データ保護とプライバシー

Microsoft Formsで収集されたデータは、Microsoftのクラウドサーバーに保存されます。Microsoft 365のセキュリティ基準に準拠しており、暗号化や多要素認証などの保護機能が提供されています。

個人情報を含むアンケートを実施する場合は、プライバシーポリシーの明示や、データの保管期間・利用目的の説明を忘れずに行いましょう。フォームの説明欄に、これらの情報を記載することをおすすめします。

適切なライセンスの選択

Microsoft Formsは、Microsoftアカウントがあれば基本機能を無料で利用できます。ただし、より高度な機能や大規模な利用には、Microsoft 365のライセンスが必要になる場合があります。

法人利用で複数のユーザーがフォームを作成・管理する場合は、適切なライセンスプランを選択することが重要です。Microsoft 365 Business StandardやBusiness Premiumなどのプランでは、Formsの全機能を利用できます。

ライセンスに関する詳細や、最適なプランの選択については、専門家に相談することをおすすめします。PCユービックのoffice製品一覧では、正規品保証付きのOffice製品を格安価格で提供しており、法人・個人問わず、インボイス対応の領収書発行や柔軟な対応が可能です。

▶ Office正規品と偽物の見分け方|専門家が教える安全な購入ガイド

組織全体での運用ルール

企業でMicrosoft Formsを導入する際は、組織全体での運用ルールを定めることが大切です。フォーム作成の承認フロー、データの保管期間、外部共有の可否など、明確なガイドラインを設けましょう。

管理者は、Microsoft 365管理センターから、組織内のフォーム利用状況を監視し、適切なガバナンスを維持できます。定期的な監査やセキュリティレビューを実施することで、安全な運用を継続できます。

よくあるトラブルと解決方法

Microsoft Formsを使用していると、時々トラブルに遭遇することがあります。ここでは、よくある問題とその解決方法を紹介します。

回答が送信できない

回答者から「送信ボタンを押しても反応がない」という報告を受けることがあります。この場合、必須項目が未入力になっている可能性が高いです。

必須項目には赤いアスタリスク（*）が表示されますが、長いフォームでは見落としやすいため、フォーム作成時に必須項目を最小限にする、または冒頭に「*印は必須項目です」と明記するなどの工夫が有効です。

回答データが表示されない

フォームを作成したのに回答データが表示されない場合は、共有設定を確認しましょう。「組織内のユーザーのみ」に設定している場合、外部ユーザーからの回答は受け付けられません。

また、ブラウザのキャッシュが原因で最新データが表示されないこともあります。ページを再読み込みするか、別のブラウザで確認してみてください。

フォームが見つからない

作成したフォームが一覧に表示されない場合は、サインインしているアカウントを確認しましょう。個人アカウントと職場アカウントを使い分けている場合、間違ったアカウントでログインしている可能性があります。

また、フォームが削除されていないか、「ごみ箱」フォルダも確認してください。誤って削除してしまった場合でも、一定期間内であれば復元できます。

まとめ〜Officeフォームで業務効率化を実現しよう

Microsoft Formsは、初心者でも簡単に使える強力なフォーム作成ツールです。

基本的な操作をマスターすれば、社内アンケート、顧客満足度調査、イベント申込、研修テストなど、さまざまな業務シーンで活用できます。Microsoft 365との連携により、回答の収集から分析、共有までをシームレスに行える点が大きな魅力です。

この記事で紹介した作成手順や応用テクニックを参考に、ぜひ実際にフォームを作成してみてください。最初は簡単なアンケートから始めて、徐々に分岐機能やクイズ機能などの高度な機能にチャレンジしていくと良いでしょう。

業務でOfficeを活用するには、適切なライセンスの選択も重要です。PCユービックのoffice製品一覧では、Office Professional Plus 2021やOffice 2024 Home & Businessなど、正規品保証付きのOffice製品を格安価格で提供しています。全国一律送料無料、インボイス対応の領収書発行、法人・個人問わず柔軟な対応が可能ですので、ぜひご検討ください。

Microsoft Formsを活用して、業務の効率化とデータドリブンな意思決定を実現しましょう。